Quando falamos dos elementos constituintes de um museu, referimo-nos ao continente ou edifício, ao conteúdo ou colecções e ao público. Por colecções entendemos objectos ou testemunhos materiais do homem e a informação que sobre eles se tem.Esta informação pode-se conservar em forma de registos escritos, gráficos e sonoros, e todos eles possuem um grande valor documental, uma vez que nos ajudam a contextualizar os objectos.
O público é o receptor de toda a laboração do museu e abarca um sector muito amplo, constituído por crianças, adultos, profissionais e especialistas que requerem um tratamento e informação específicos para cada caso.
O continente é o espaço físico e o âmbito onde se levam a cabo as diversas funções e actividades do museu: exposição, comunicação, educação e investigação. Todas elas apontam para a meta final que consiste em facilitar a documentação a partir dos objectos para uma melhor compreensão do passado e do presente.
O conteúdo do museu, devemos referir, está constituído por entidades de natureza dual. Por uma parte, os objectos tendem a degradar-se a partir das suas condições originais. Por outra, a informação vai-se incrementando à medida que corre a sua vida dentro da instituição, para que os diversos processos a que vem sendo submetidos – análises, restauração e investigação – vão gerando um maior número de dados e informações sobre eles. Observa-se que a dinâmica dos elementos que compõem a unidade objecto-informação, se desenvolve em direcções antagónicas: enquanto os objectos tendem a perder as suas características físico-químicas originais, a informação sobre eles vai crescendo.
Todo o processo de documentação se baseia nos dados inerentes ao objecto e à informação que se possui sobre eles: desenhos, planos, fotografias, relatórios, cartas e formalidades de ingresso da peça no museu, que constituem o registo de fundo.
A colecção gera sempre uma documentação, considerada como ensino, instrução e informação.
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