Inventário

A ficha de inventário é o instrumento mais importante do sistema de documentação. Segundo as orientações do CIDOC-ICOM, deve conter pelo menos nove atributos básicos, podendo ampliar-se estes segundo as necessidades dos museus:

1. Nome do museu ou da instituição;

2. Número de registo;

3. Nome do objecto;

4. Classificação genérica;

5. Descrição;

6. Forma de ingresso;

7. Fonte de ingresso;

8. Ficha de ingresso;

9. História do objecto.

Dentro destes atributos, uns podem extrair-se do próprio objecto (o nome, a descrição, a matéria), enquanto outros constituem a sua história (a sua proveniência ou a sua fonte de ingresso). Estes correm perigo se não se recolherem imediatamente no seu momento de ingresso, podendo perder-se para sempre. Um dos maiores problemas é a falta de rigor para complementar alguns atributos, como o nome do objecto, dado que, com frequência, se utilizam diversos termos para o mesmo objecto.

Um complemento imprescindível de todo o sistema de documentação é constituído pelas fotografias dos objectos que ajudam à identificação dos mesmos. Estas devem colocar-se na ficha de inventário, aconselhando-se que a fotografia e o negativo levem o mesmo número de inventario que o objecto, com a finalidade de facilitar o uso do sistema.